ジー・ホールディングス株式会社（以下「当社」）は、当社が提供する 「営業AIエージェントSARA」（以下「本サービス」）における個人情報および利用者の情報の 取り扱いについて、以下のとおり定めます。
本サービスは、ジー・ホールディングス株式会社が提供・運用し、 システムの開発および保守は、当社のグループ会社である株式会社ジー・ソフトが行っています。 個人情報の取り扱いに関する責任は当社が負います。株式会社ジー・ソフトは、 本サービスの開発および保守に必要な範囲で、当社の委託を受けて情報を取り扱います （第 3 章に記載します）。
1. 取得する情報
1-1. 契約企業から提供される情報
本サービスは法人向けであり、利用者のアカウントは契約企業が発行します。 当社は、氏名、メールアドレス、所属、役割（権限）などのアカウント情報を取得します。
1-2. 利用者が本サービスに入力・登録する情報
名刺情報、顧客・取引先の情報、案件、商談メモ、タスク、予定、営業日報、メール、 および利用者がアップロードした画像やファイルを取得します。 これらには、利用者の取引先など第三者の個人情報が含まれる場合があります。
1-3. Google アカウントとの連携により取得する情報（任意）
利用者が明示的に接続を選んだ場合にかぎり、Google カレンダーおよび Google タスクの 情報を取得します。連携は任意であり、接続しなくても本サービスの基本機能は すべて利用できます。詳細は第 4 章に記載します。
1-4. 利用状況に関する情報
サービスの安定運用と不正利用の防止のため、アクセス日時、IP アドレス、 操作の記録（監査ログ）、エラー情報を取得します。
1-5. 端末の機能の利用（アプリ版）
アプリ版では、名刺の撮影のためにカメラおよび写真ライブラリを、SARA チャットの音声入力のために マイクおよび端末の音声認識機能を利用します。いずれも利用者の許可を得たうえで利用し、 許可しない場合でもその機能以外は利用できます。 音声はファイルとして記録せず、当社のサーバーにも送信しません。 音声認識によって文字になった内容のみが、利用者が送信の操作を行ったときに送信されます。
2. 利用目的
- 本サービスの提供、表示、および機能の実行
- 本サービス内での要約・提案など、AI による支援機能の提供（第 5 章）
- 利用者の認証、権限管理、および契約企業ごとのデータ分離
- 障害対応、不正利用の防止、および問い合わせへの対応
- 本サービスの品質改善（個人を識別しない形での集計にかぎります）
当社は、取得した情報を上記の目的の範囲を超えて利用しません。 利用者に無断で広告配信や名簿の作成に用いることはありません。
3. 第三者への提供
当社は、次の場合を除き、取得した情報を第三者に提供しません。
- 利用者本人または契約企業の同意がある場合
- 法令に基づく場合、または裁判所・行政機関から適法に開示を求められた場合
- 本サービスの提供に必要な範囲で、下記の委託先に取り扱いを委託する場合
| 委託先 | 役割 | データの所在 |
|---|---|---|
| 株式会社ジー・ソフト（当社のグループ会社） | 本サービスの開発および保守。障害の対応や不具合の調査のため、必要な範囲で本サービスに保存されている情報を取り扱うことがあります | 日本国内 |
| Google Cloud / Firebase | アプリケーションの実行基盤、データベース、認証、ファイル保管 | データベースは東京リージョン（asia-northeast1）。処理を行うサーバーの一部は米国（us-central1）に配置されています |
| Google Cloud Vertex AI | AI による要約・提案の生成 | 東京リージョン（asia-northeast1）。契約企業が自社の AI 環境を指定している場合は、当該企業が指定した環境 |
株式会社ジー・ソフトは当社のグループ会社ですが、法令上は当社とは別の法人であるため、 委託先として記載しています。
上記のとおり、処理の一部は日本国外で行われます。当社は、委託先との間で 適切な契約を結び、安全管理措置が講じられていることを確認したうえで委託します。
4. Google ユーザーデータの取り扱い
本サービスの Google カレンダー / Google タスク連携において、当社が取得する情報と その使い道は次のとおりです。この連携は任意です。
4-1. 取得する情報と使い道
| 取得する情報 | 使い道 |
|---|---|
| カレンダーの予定（日時、件名、場所、参加者） | 本サービスのカレンダー画面や予定一覧に表示するため。本サービスで作成・変更した予定を Google カレンダーへ反映するため。および、利用者ご本人の主カレンダーの予定については、AI による支援（議事録の作成の促し、商談の準備、要約や提案）と活動状況の集計に用いるため（4-2・5 を参照） |
| カレンダーの一覧、名称、タイムゾーン | 表示するカレンダーを利用者が選べるようにし、正しい時刻で表示するため |
| 空き時間（予定の有無）の情報 | 詳細を閲覧する権限がないカレンダーについて、「予定あり」とだけ表示するため |
| Google タスクの件名、メモ、完了状態、期限 | 本サービスのタスク一覧に表示し、本サービスから更新できるようにするため |
| Google アカウントのメールアドレス | どのアカウントと接続しているかを設定画面に表示するため |
4-2. 保存について
画面に表示する予定は、表示のたびに Google から取得しています。 複数のカレンダーやカレンダーごとの色をそのまま扱うため、表示用の複製は作っていません。
そのうえで、当社は次のものを保存します。
- 連携を継続するための認証情報（アクセストークンおよびリフレッシュトークン。暗号化して保管します）
- 接続中の Google アカウントのメールアドレス
- 同期処理の状態を示す内部的な値（前回の取得位置、最終同期日時）
- 利用者ご本人の主カレンダーにある予定の日時・件名・場所・メモ。 本サービスの AI による支援（議事録の作成の促し、商談の準備、要約や提案）と、 活動状況の集計に用いるために保存します。保存するのは 過去 180 日分から先 60 日分までで、この期間を過ぎたものは自動的に削除します。
次のものは保存しません。
- Google タスクの内容（件名、メモ、完了状態、期限）
- 主カレンダー以外のカレンダーの予定（他の方から共有されて表示しているカレンダーを含みます）
- 詳細を閲覧する権限がないカレンダーの「予定あり」の情報
なお、利用者が本サービスで作成し、Google カレンダーへ反映した予定 は、もともと本サービスのデータとして保存されています。 この予定を Google カレンダー側で編集した場合、変更後の日時・件名・場所などが 本サービス側の予定にも反映され、保存されます。
4-3. Limited Use（限定的な使用）
本サービスによる Google API から受け取った情報の使用は、 Google API Services ユーザーデータ ポリシー （Limited Use の要件を含みます）に準拠します。
とくに、Google から取得した情報を、一般向けの AI モデルまたは機械学習モデルの 開発、改善、訓練のために使用することはありません。 当社は、これらの情報を利用者本人への表示および利用者本人が求めた処理のためだけに使用します。
SARA's use of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. Google user data obtained through SARA is never used to develop, improve or train generalised AI or machine learning models. Calendar events are fetched live for display. Events on the user's own primary calendar are additionally stored (180 days back, 60 days ahead) solely to power in-product AI assistance and activity summaries for that same user, and are deleted when the user disconnects the integration. Google Tasks and events on other calendars are not stored.
5. AI の利用と、外部への送信について
本サービスは、要約や提案を作成するために、外部の AI サービス （Google Cloud Vertex AI）へ情報を送信することがあります。 対象となるのは、本サービスに保存されている名刺・顧客・案件・商談メモ・タスク・ 予定・メール・営業日報などのうち、その処理に必要な範囲です。
送信にあたり、当社は次の措置を講じています。
- 送信の直前に、氏名・会社名・電話番号・メールアドレス・住所などを 仮名（「顧客 A」「担当 1」など）に置き換えます。 AI からの応答を受け取った後、本サービスの内部で実名に戻して画面に表示します。 実名そのものを外部の AI へ送ることはありません。
- 人事評価および人材育成に関するコメントは、AI へ送信しません。
- 送信した情報が、AI サービス提供者のモデルの訓練に使われることはありません。
Google カレンダーから取得した予定も、AI への送信対象に含まれます。 対象となるのは利用者ご本人の主カレンダーの予定（日時・件名・場所・メモ）だけで、 その利用者ご自身への回答・要約・提案を作るためにのみ使用します。この場合も上記の仮名化を経由します。
- 他の方から共有されて表示しているカレンダーの予定は、AI へ送信しません。
- Google タスクの内容は、AI へ送信しません。
- 前章のとおり、これらの情報が AI サービス提供者のモデルの訓練に使われることはありません。
6. 保存期間と削除
- 本サービスに登録された情報は、契約企業との契約が継続している間、保存します。 契約が終了した場合は、契約に定める期間内に削除します。
- 利用者が本サービス上で削除した情報は、画面から見えなくなり、 一定期間の経過後にデータベースからも削除されます。
- Google 連携の認証情報は、後述の解除操作を行った時点で削除します。
- 4-2 のとおり保存した Google カレンダーの予定は、過去 180 日分から先 60 日分までを 保持し、この期間を過ぎたものは自動的に削除します。 連携を解除した時点でも、保存している分をすべて削除します。
6-1. Google 連携の解除方法
利用者は、いつでも次のいずれかの方法で連携を解除できます。
- 本サービスの 「設定 › 連携」（モバイルは「マイページ」）から解除する。 この操作により、当社は保存している認証情報と接続中のアカウントのメールアドレスを削除し、 あわせて Google に対して権限の取り消しを行います。 以後、当社が利用者の Google カレンダー・Google タスクにアクセスすることはできなくなります。
- Google アカウントの サードパーティのアクセス から SARA のアクセス権を削除する。
解除しても、本サービスで作成した予定は削除されません。 それらは Google から取得したものではなく、利用者が本サービスに登録したデータであるためです。 削除を希望する場合は、本サービスの画面から個別に削除してください。
また、解除後も Google カレンダー側に残っている予定は削除されません。 Google 側の予定は、Google カレンダーから削除してください。
6-2. 開示・訂正・削除の請求
利用者ご本人からの、保有個人データの開示、訂正、利用停止、削除のご請求には、 法令に従って対応します。第 9 章の連絡先までお申し出ください。 なお、契約企業が管理するデータについては、まず所属先の管理者にご相談ください。
7. 安全管理措置
- 通信はすべて暗号化（HTTPS）しています。
- Google の認証情報および外部サービスの鍵は、暗号化して保管します。鍵の内容を画面、応答、ログに出力しません。
- 契約企業ごとにデータを分離し、他社のデータにアクセスできないようサーバー側で検証しています。
- 役割に応じたアクセス制御を行い、操作の記録を監査ログとして保存しています。
8. 本ポリシーの変更
当社は、法令の変更やサービス内容の変更に応じて本ポリシーを改定することがあります。 重要な変更を行う場合は、本サービス上または本ページで告知します。
9. お問い合わせ窓口
| サービスの提供・運用 | ジー・ホールディングス株式会社（個人情報取扱事業者） |
|---|---|
| 所在地 | 愛知県名古屋市中区伊勢山 2 丁目 5 番 10 号 中埜金山ビル 4F |
| システムの開発・保守 | 株式会社ジー・ソフト（当社のグループ会社） |
| 個人情報の取り扱いに関するお問い合わせ | sara-ai@gholdings.jp |